福建省南天普门慈善基金会档案管理制度

档案资料是基金会发展历史的真实凭证，是基金会开展各项工作的必要条件和第一手资料。对档案的认识程度及档案管理的水平，将直接影响档案发挥作用的程度。为规范档案管理，特制订本制度。

一、档案的收集工作

1.归档工作。

工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，经由秘书处文员整理立卷、定期移交给档案员集中保存，称为“归档”。

      2.归档范围

（1）本会章程、制度、通知、申请、批示、文件等资料；

（2）本会大事记以及活动相关的资料（照片、录音、录像等）；

（3）会议记录，会议纪要，工作总结，工作计划以及新闻报道；

（4）党群社团组织机构文件；

（5）财务收支明细材料，财务账薄、凭证以及财产登记表等；

（6）聘用人员合同，人事档案资料；

（7）各种活动的策划书、正式活动实施方案等；

（8）其他相关资料。

以上资料是本会各项活动的真实记录，也是本基金会开展工作的重要依据，必须归档保存。

3.档案收集

依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材料登记和日常秘书处的资料清单进行收集整理。

二、档案的整理工作

档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之成为一个有机的系统。

1.整理的原则

（1）必须保持文件之间的历史联系；

（2）必须便于保管和使用。

2.整理的程序

（1）分类、组卷、卷内文件的整理；

（2）案卷封面的编目、案卷的装订、排列；

（3）案卷总目录和卷内目录的编制。

三、挡案的管理工作

案卷整理入柜后，要妥善保管，建立借阅使用审批登记手续。

1.及时收集档案资料，来文、发文、文字、电子资料、音像资料、刊杂志、领导外出开会、活动带回的资料处理后，要及时收集回来，以免丢失；

2.档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷；

3.档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具，对自己保管的材料胸中有数，便于很迅速、准确地找到所需案卷资料；

4.严格执行本会的保密制度，杜绝丢失和泄露案卷资料的发生。